1. Finalidade do Canal e base legal de tratamento
O Canal Interno da OMD destina-se exclusivamente a receber e tratar, de forma segura e confidencial, comunicações relativas a comportamentos suscetíveis de consubstanciar assédio em contexto laboral (assédio moral e/ou assédio sexual), no âmbito da OMD.
O tratamento de dados pessoais no âmbito deste Canal assenta, em regra, nas seguintes bases legais:
- Cumprimento de obrigações legais e deveres do empregador em matéria de prevenção e repressão do assédio e de proteção da saúde e segurança no trabalho, nos termos da legislação laboral aplicável;
- Interesse legítimo da OMD na prevenção, deteção e tratamento de situações de assédio, na proteção dos trabalhadores e na mitigação de riscos jurídicos, operacionais e reputacionais (artigo 6.º, n.º 1, alínea f) do RGPD), quando aplicável.
A OMD aplica o princípio da minimização: apenas são recolhidos e tratados os dados estritamente necessários para apreciar e dar seguimento à denúncia.
2. Responsável pelo tratamento e segurança dos dados
O responsável pelo tratamento dos dados pessoais no âmbito do Canal é a Ordem dos Médicos Dentistas.
O Canal encontra-se implementado através da plataforma Bizneo, utilizada pela OMD para operacionalizar o processo de receção e seguimento das denúncias. A Bizneo atua como subcontratante da OMD para efeitos do tratamento de dados, nos termos do RGPD.
A OMD adota medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais e assegurar a confidencialidade do Canal, incluindo, designadamente:
· restrição de acessos a um número limitado de pessoas expressamente autorizadas;
· medidas de autenticação e controlo de permissões;
· registo e rastreabilidade de acessos, quando aplicável;
· salvaguardas de confidencialidade e dever de sigilo.
Para questões relacionadas com proteção de dados e exercício de direitos, poderá contactar:
· [email protected]
3. Tratamento confidencial das denúncias e destinatários
A informação recebida no Canal é tratada por pessoas expressamente designadas pela OMD e com acesso restrito, sob dever de sigilo, em conformidade com a Política do Canal de Denúncias Interno – Assédio no Trabalho e com os demais procedimentos internos aplicáveis.
Em função da natureza da denúncia, poderá ser necessário:
- solicitar esclarecimentos adicionais ao denunciante através do próprio Canal;
- realizar diligências internas proporcionais;
- recorrer a apoio especializado;
- encaminhar informação a entidades competentes, quando tal seja legalmente exigido ou necessário.
Em determinadas situações, a legislação de proteção de dados e/ou regras processuais podem impor o dever de informar a pessoa visada sobre a existência a denúncia. Nesses casos, a OMD procurará assegurar que essa informação é prestada no momento adequado, salvaguardando a integridade das diligências e a confidencialidade, não revelando a identidade do denunciante sempre que legalmente possível e adotando medidas para evitar que se tirem conclusões sobre essa identidade.
A confidencialidade poderá não ser assegurada nos casos em que seja necessário cumprir obrigações legais (por exemplo, ordem de autoridade competente ou decisão judicial), ou em situações de comunicação deliberada de informação falsa com intenção dolosa.
4. Categorias de dados pessoais e titulares
Consoante o conteúdo da denúncia, podem ser tratados dados pessoais relativos a:
- denunciante (quando se identifica);
- pessoa visada;
- testemunhas ou outras pessoas mencionadas;
- representantes de entidades/terceiros envolvidos.
Os dados tratados podem incluir, nomeadamente, identificação pessoal (nome e contactos, quando fornecidos), função/relação com a OMD, descrição de factos, documentação anexada e outros elementos relevantes para a análise e tratamento da denúncia.
A OMD solicita que não sejam incluídos dados excessivos ou manifestamente irrelevantes e que, sempre que possível, não sejam incluídos dados especialmente sensíveis, salvo se estritamente necessário para descrever os factos.
5. Prazo de conservação
Os dados pessoais e registos associados às denúncias são conservados apenas durante o período necessário para o esclarecimento, seguimento e conclusão do processo e/ou enquanto for necessário para o exercício de direitos, cumprimento de obrigações legais e gestão de eventuais processos administrativos ou judiciais.
Em regra, a OMD conserva os registos por um período mínimo de 5 anos, e, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos relacionados com a denúncia, findos os quais procede à eliminação/anonimização de acordo com os requisitos legais e regras internas aplicáveis.
6. Direitos dos titulares dos dados
Nos termos do RGPD, os titulares dos dados (incluindo denunciante, pessoa visada e outras pessoas mencionadas) podem exercer, quando aplicável, os direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação e oposição, bem como outros direitos previstos na lei.
O exercício destes direitos pode estar sujeito a limitações quando necessário para:
- salvaguardar a confidencialidade e segurança do Canal;
- proteger direitos e liberdades de terceiros;
- assegurar a integridade de diligências/investigações internas;
- cumprir obrigações legais aplicáveis.
Para exercer os seus direitos, contacte:
O titular tem ainda o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo:
CNPD – Comissão Nacional de Proteção de Dados
Av. D. Carlos I, 134, 1.º | 1200-651 Lisboa
https://www.cnpd.pt/
7. Utilização do Canal (Bizneo) e informações técnicas
A utilização do Canal é voluntária. Ao submeter uma denúncia através da Bizneo, podem ser recolhidos os seguintes dados:
- nome e contactos do denunciante, caso opte por se identificar;
- dados pessoais incluídos na descrição e anexos (por exemplo, nomes de pessoas mencionadas e factos descritos).
A comunicação entre o dispositivo do utilizador e a plataforma é realizada através de ligação segura, nos termos das configurações da plataforma. Sempre que aplicável, a plataforma poderá utilizar cookies estritamente necessários ao funcionamento, que cessam no final da sessão, de acordo com a configuração implementada pela OMD.
